OfferLab

Egy rendezvény teljes ajánlati folyamata

Az OfferLab a rendezvénytechnikai munkához készült: ugyanazokra az adatokra épül az árajánlat, az ügyfélnek küldött változat, a szolgáltatási szerződés és a belső pakolási lista. Így az eszközök nevét, mennyiségét és a rendezvény részleteit nem kell külön dokumentumokban újra felvinni.

A munkafolyamat a rendezvény és a megrendelő adatainak rögzítésével indul. Ezután összeállítható a technikai tartalom, beállíthatók a díjak és az egyedi feltételek, majd ellenőrzés után elkészülhet az ügyfélnek küldhető ajánlat. Az elfogadás után ugyanebből az anyagból folytatható a szervezés és a bepakolás előkészítése.

01 / Rendezvények és visszatérő ügyfelek

A rendezvény neve, helyszíne, kezdő és záró időpontja mellett külön megadható az építés és a bontás időszaka. A megrendelő céges vagy magánszemély adatai, kapcsolattartója, számlázási adatai és elérhetőségei az ajánlathoz tartoznak.

A korábbi ajánlatokból az ügyfélkereső segít megtalálni a visszatérő partnereket. Egy meglévő ajánlat új rendezvényhez másolható: a tételek és feltételek átvihetők, az új dátumokat viszont külön kell megadni. A mentett ajánlatok között a legújabban létrehozott kerül előre.

02 / Kereshető eszköztörzs és tartozékajánlás

Az eszköztörzs kategóriánként tartalmazza a bérelhető technikát és a nettó napi egységárakat. Keresés és kategóriaszűrő gyorsítja a kiválasztást. A meglévő Excel-lista CSV formátumban importálható; az eszközállomány exportálható, frissíthető vagy teljes listával cserélhető.

Az eszközök között kapcsolatok állíthatók be. Egy hangfalhoz például hangfalállvány, egy teljes ajánlathoz pedig egyszeri kiegészítő javasolható. A rendszer a már felvett tételeket is figyelembe veszi, és csak a hiányzó mennyiséget ajánlja. Belső színjelöléssel a saját és a bérelt eszközök is megkülönböztethetők.

03 / Árak, kategóriák és kedvezmények

Minden tételnél megadható a név, kategória, nettó egységár, darabszám, bérleti napok száma és saját tételkedvezmény. Külön megjegyzés pontosíthatja a műszaki tartalmat. A sorok kategórián belül húzással rendezhetők, és a dokumentumok ezt a sorrendet követik.

A kategóriákhoz részösszeg, az ajánlathoz nettó, áfa- és bruttó összesítés tartozik. Az új ajánlatok általános technikai kedvezménye a munkadíjat és a szállítást kihagyja. A korábbi ajánlatok a saját mentett kedvezményszabályukat őrzik, így egy módosítás nem állítja át automatikusan a számításukat.

Az opcionális tételek az összesítés után külön jelennek meg. Nem növelik a végösszeget, és nem kerülnek a pakolási listára. Az ügyfél az alapajánlat elfogadásával nem rendeli meg automatikusan az opciókat. Szükség esetén az ügyfél elől a részletes tételárak is elrejthetők.

04 / Ügyfélnek küldhető, véglegesített változat

A véglegesítés az ajánlat és a hozzá tartozó feltételek adott állapotát rögzíti. Az ügyféllink ezt a változatot mutatja, nem a később tovább szerkesztett munkapéldányt. Az egyedi ügyfélüzenet és a csatolt képek is segíthetik a technikai megoldás bemutatását.

A link megosztható az ügyféllel, aki azon keresztül fogadhatja el és rendelheti meg az ajánlatot. A megrendelés visszaigazolása az adminfelületen kezelhető. A belső változáskövető elkülöníti a kiküldést, az ügyfél elfogadását és a kapcsolódó eseményeket.

Az aktív megtekintés jelzése segít követni az ajánlat útját, de nem jelent személyazonosítást vagy biztos olvasási igazolást. Az admin saját tesztnézete külön kezelhető. Lejárt, még meg nem rendelt ajánlathoz kézi lejárati értesítő is küldhető a rendszer feltételei szerint, levélelőnézet és megerősítés után.

05 / PDF, szerződés és táblázatos export

Az ajánlat PDF-kimenete az ügyféladatokat, a rendezvény részleteit, a kategóriákba rendezett tételeket, az összesítést és a feltételeket foglalja össze. Az ajánlathoz csatolt képek a PDF-ben is megjelenhetnek. A szolgáltatási szerződés külön dokumentumként állítható elő.

A tételsor táblázatos exportja más munkafolyamatokhoz is felhasználható. Az ajánlati dokumentumok mellett külön pakolási PDF segíti a belső munkát, így az ügyfélnek szánt és a technikai előkészítéshez szükséges anyag külön kezelhető.

06 / Az ajánlatból valódi pakolási lista

A pakolási lista az ajánlatban szereplő, pakolásra jelölt eszközök darabszámából készül. Ha egy lámpa két napra kerül az ajánlatba, attól még csak a szükséges darabszámot kell bepakolni: a bérleti napok nem szorozzák meg a fizikai mennyiséget.

Az eszközök kipipálhatók, és külön belső kiegészítő lista is készíthető például kábelekhez vagy egyéb kellékekhez. Ezek a plusz tételek nem módosítják az ügyfél ajánlatát és az eszköztörzset.

07 / Munkafüzet, állapotok és naptár

A belső munkafüzet a rendezvényhez tartozó jegyzetek és előkészítési információk helye. Az ajánlatok állapota segít elkülöníteni a függő, megrendelt, megvalósult és meghiúsult munkákat. Az ügyfél elfogadása és az admin által kézzel beállított állapot külön esemény.

A Google Naptár-kapcsolat a rendezvény mellett az építést és a bontást is megjelenítheti. A függő és a fix megrendelések külön naptárakban kezelhetők; az állapotváltozásokhoz a kapcsolódó bejegyzések is igazodnak.

Mire jó a gyakorlatban?

Egy több kategóriából álló rendezvényajánlatnál a hang-, fény-, vizuál- és színpadtechnika egy szerkeszthető anyagban áll össze. A tartozékajánlás csökkenti a kimaradó kiegészítők esélyét, a kategóriaösszesítések átláthatóbbá teszik a költségeket, a pakolási lista pedig átviszi az elfogadott tartalmat a megvalósításba.

A rendszer célja a párhuzamos táblázatok és az ismételt adatbevitel csökkentése: az ajánlat elkészítése után ugyanaz az információ segíti az ügyféllel való egyeztetést, a dokumentálást és a technikai csapat felkészülését.